どうも、Mゆうです。
ビジネスシーンにおいて、メールって欠かせないツールかと思いますが、
メール処理って意外と時間取られるんですよね。
できれば、スムーズに時間をかけずに処理したいところ。
そんな方に向けて、
outlookメールで、1日30分は時短できるメール術をお伝えしたいと思います。
効果絶大。
時短の報酬には、自分が本来過ごしたい時間が生まれます。
この時短術、使わないとはっきり言って損です。
さまざまな、時短術はこの書籍で学べます。
メール処理にかかる時間は？
時短術をお伝えする前に、ご自身がメール作成に費やす時間について、
参考値として実感いただきたいと思います。
ここでは、送信メールを取り上げますが、
ビジネスメールにおいては、良くある書き出し文。
打つのにどの程度かかりますか。
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ABCD株式会社 営業部 関西支社
第一営業課 係長 〇〇 〇〇 様
平素は大変お世話になっております。
EFG株式会社の〇〇でございます
(全62文字)
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もちろんタイピング能力によって異なると思いますが、
ある調査によると、タイピングの速さは、60文字 / 分が平均的と言われています。
そして、上述の文章をタイピング数にすると全90文字となるので、
冒頭メール作成するだけで、1分30秒かかる計算になります。
また、日本ビジネスメール協会による実態調査2021で、
ビジネスマンのメール実態について下記のようなデータが出ています。
- 送信：平均14通/日
- 受信：平均51通/日
つまり、一般的なビジネスマンがメールに費やす時間は、
1日あたり 21分 （1分30秒 × 14通）
加えて中身の文章、締めの挨拶文など考慮すると、
さらに時間を費やしていることになります。
こうやってみると、たかがメール文と言えど、
馬鹿にはできない時間ということがわかると思います。
3秒で作成する方法
今回お伝えする時短術を使えば、
先程の冒頭文を、3秒で作成することができます。
それは「クイックパーツ」機能を活用することです。
【クイックパーツ】
使用頻度の高い文言を登録しておき、利用する際に呼び出し
簡単にメール文として挿入する機能のことです。
登録して簡単挿入という点では
「単語登録」を思い浮かべる方もいらっしゃると思いますが、
特徴が少し違います。
参考に、登録系の機能下記表にまとめます。
| 機能名 | 機能 | 対象範囲 | 改行有無 |
| 辞書登録 | 単語登録 | 部分 | なし |
| クイックパーツ | 文章登録 | 部分 | あり |
| テンプレート | メール形式登録 | メール全体 | あり |
改行できるか、できないか、という点が
「単語登録」と「クイックパーツ」の違いになります。
単語登録も60文字まで登録可能ですが、
改行されていないので、改行する手間がかかることになります。
一方、クイックパーツでは、
「改行あり」挿入が可能で、
ある程度の決まり文句を登録しておくことで、
返信メール作成についても、要所要所で対応できます。
ちなみに、メールテンプレートについては、
メール丸ごと作成できるので、
時短という意味では最も効果を発揮しますが、
メールやりとりをするのには、一律な対応でないことの方が多いと思いますし、
返信対応には使いづらいです。
クイックパーツの使い方
それでは、ここからクイックパーツの使い方について解説します。
流れは以下です。
- メール作成画面で、メール文を作成する
- クイックパーツへ登録する(キーワード登録)
- [F3]で挿入を発動する
では、具体的に解説します。
STEP.1 メール作成画面で、メール文を作成する
下記画像のようにクイックパーツとして扱いたい文章を打ち込み、
登録したい範囲をドラッグ選択する。
STEP. 2 クイックパーツへ登録する(キーワード登録)
［Alt］+［F3］で登録画面へ。呼び出し時に使用するキーワードを入力し、登録する
※ここでは、「●●様」を発動ワードとして登録します
STEP. 3 [F3]で挿入を発動する
先程、登録した発動キーワードを打つ。
その後、[F3]にて登録された文章を挿入する。
事前登録しておけば、冒頭文の3秒作成できました。
クイックパーツの使い方については、以上になります。
クイックパーツの時短力、割と感動しませんか。
30分あれば、読書できます。
30分あれば、運動できます。
30分あれば、子供と遊べます。
クイックパーツ削除/修正
登録したいけど、もう必要ない、
登録したはいいけど、文章を修正したい。
使っているとその整理も必要になってきますので、
最後に、削除/修正について解説しておきます。
STEP.1 [挿入]タブ→[クイックパーツ]から[定型句]
STEP.2 削除or文章修正したいクイックパーツを選択し、右クリック
STEP.3 [整理と削除]から作業
さいごに
今回は、outlookメール術における効果絶大な時短術を紹介しました。
今日ご紹介した時短術以外にも、
「やらないと損！」という時短術山ほどあります。
私は下記書籍を参考に取り入れてます。
少しでも時短し、本来自分が過ごしたい時間を実現するのに非常にためになる一冊でした。
低価格でこれだけ効果あれば、、いうことなしです。
良ければ参考にしてください。
では。